Gérer les programmes de dons jumelés
Les programmes de dons jumelés vous permettent de maximiser votre impact en tant qu’organisation, d’accroître l’impact de vos employés et d’augmenter la participation des donateurs.
Les employés peuvent demander des dons jumelés complets ou partiels pour leurs dons éligibles effectués dans Philanthropy Cloud (sur la plateforme) et en dehors de Philanthropy Cloud (hors plateforme), au moment de leur don ou après, et selon les spécifications du programme. Ils peuvent suivre le solde de leur programme dans leur profil et voir facilement quand les fonds jumelés sont demandés.
Gérez les programmes de dons jumelés de votre lieu de travail ou votre organisation dans Dons jumelés.
En particulier, vous pouvez :
Créer un programme de dons jumelés
Personnaliser les règles de dons jumelés
Programmer l’activation d’un programme de dons jumelés
Afficher les détails d’un programme de dons jumelés
Modifier les programmes de dons jumelés à l’état de projet et planifiés
Copier des programmes de dons jumelés
Supprimer les programmes de dons jumelés à l’état de projet et planifiés
Gérer les demandes de dons jumelés
Note : Vous pouvez changer programme de dons jumelés à l’état de projet et planifié à tout moment. Dans le cas des programmes actifs, vous pouvez modifier les règles de dons jumelés à tout moment. Pour modifier d’autres paramètres d’un programme actif, contactez le service de soutien Philanthropy Cloud.
Créer un programme de dons jumelés
Créez des programmes de dons jumelés pour stimuler la participation et l’impact des employés. Personnalisez les paramètres de votre programme de dons jumelés et automatisez les conditions de jumelage. Fixez les plafonds de jumelage pour les utilisateurs par programme et par don. Les paramètres du programme s’appliquent à tous les employés, sauf si les paramètres des profils d’utilisateurs individuels sont modifiés. Tous les utilisateurs sont éligibles par défaut aux dons jumelés, et les dons sont jumelés à 100 %. Vous pouvez gérer les utilisateurs dans Gestion des utilisateurs.
Pour créer un programme de dons jumelés :
Sélectionnez Dons jumelés.
Sélectionnez Créer un programme.
Personnalisez le programme de dons jumelés dans la section Paramètres du programme.
Saisissez le nom du programme.
Indiquez la date de début, la date de fin et le fuseau horaire du programme. Les programmes doivent avoir une durée supérieure à un jour. Les dates ne peuvent pas chevaucher les dates d’autres programmes.
Notes : Si la date de début est dans le futur, vous pouvez apporter des modifications au programme jusqu’à ce qu’il soit lancé et devienne actif.
Indiquez la date d’échéance de demande de jumelage pour jumeler un don d’employé. Il s’agit de la date à laquelle une demande de jumelage doit être soumise par rapport à la date initiale du don..
- Saisissez le nombre de jours et indiquez si la date d’échéance est après la date du don ou la date de fin du programme. Par exemple, vous pouvez spécifier une date limite 30 jours après la date du don ou 60 jours après la date de fin du programme.
Saisissez le budget du programme. Pour définir un budget sans limite, sélectionnez Aucune limite.
Saisissez le solde de l’employé. Ce solde s’applique par défaut à tous les employés. Vous pouvez modifier les soldes individuels des employés et supprimer les modifications dans la gestion des utilisateurs.
- Pour définir un solde sans limite, sélectionnez Aucune limite. Note : Cette option n’est disponible que pour les programmes dont le budget est illimité.
Saisissez les conditions de don minimum et de don maximum d’un don jumelé.
Par exemple, vous pouvez spécifier que les dons sont admissibles à un don jumelé lorsqu’ils sont d’au moins 50 $, ou lorsqu’ils sont entre 50 $ et 100 $.
Les donateurs peuvent demander don jumelé partiel si leur don est supérieur au don maximal spécifié. Par exemple, un donneur peut demander un jumelage de 100 dollars USD pour son don de 200 dollars USD.
Fournissez un lien vers les informations sur les avantages des dons jumelés de votre entreprise, pour informer vos utilisateurs des organisations éligibles aux dons jumelés. Saisissez l’URL d’information sur les avantages des dons jumelés. Elle doit commencer par http:// ou https://
Pour personnaliser les règles de dons jumelés d’un nouveau programme, vous devez d’abord enregistrer ou planifier le programme. Modifiez ensuite le programme pour modifier et enregistrer les règles. Dans le cas des nouveaux programmes, la règle par défaut définie à l’origine est « examiner manuellement les demandes ».
Pour enregistrer le programme en tant que brouillon, sélectionnez Enregistrer. Les projets de programmes peuvent être modifiés, supprimés et planifiés à tout moment.
Pour planifier le programme et le lancer à partir de la date de début, sélectionnez Planifier. Le programme devient actif dès son lancement.
Note : Un programme planifié avec une date de début future peut être modifié à tout moment jusqu’à son lancement. Un programme planifié dont la date de début est aujourd’hui ou une date passée est lancé immédiatement.
Note : Vous pouvez changer programme de dons jumelés à l’état de projet et planifié à tout moment. Dans le cas des programmes actifs, vous pouvez modifier les règles de dons jumelés à tout moment. Pour modifier d’autres paramètres d’un programme actif, contactez le service de soutien Philanthropy Cloud.
Personnaliser les règles de dons jumelés
Personnalisez les règles de dons jumelés pour approuver, refuser et examiner automatiquement les demandes de dons jumelés. Spécifiez des organismes à but non lucratif, des codes NTEE (États-Unis), des codes CRA (Canada) et des causes à évaluer. Cela vous permet d’approuver rapidement des organismes à but non lucratif, par exemple, ou de refuser automatiquement un ensemble de codes particulier.
Définissez la règle par défaut à appliquer en l’absence de toute autre règle, et lorsque des demandes ne correspondent à aucune règle ou correspondent à plusieurs règles éventuellement conflictuelles. Dans le cas des nouveaux programmes, la règle par défaut définie à l’origine est « examiner manuellement les demandes ».
Vous pouvez modifier à tout moment les règles de dons jumelés pour tous les programmes en projet, planifiés ou actifs. Les règles modifiées sont réappliquées aux précédentes demandes de dons jumelés des programmes actifs. Les règles des programmes terminés sont en lecture seule. Vous pouvez également copier un programme de dons jumelés puis personnaliser les règles du nouveau programme.
Les règles sont évaluées et appliquées par granularité décroissante, dans l’ordre suivant :
Organismes sans but lucratif
Codes NTEE (États-Unis) ou CRA (Canada)
Causes
Les résultats des règles sont indiqués dans le rapport du programme de dons jumelés. Lorsque des demandes de dons jumelés sont évalués par rapport aux règles, la colonne Montant de la collecte du rapport est pré-remplie avec la valeur appropriée. Téléchargez un rapport de programmes de dons jumelés pour afficher et gérer les demandes de dons jumelés.
Pour personnaliser les règles de dons jumelés :
Sélectionnez Dons jumelés.
Recherchez le programme et accédez à son menu Actions.
Pour un programme à l’état de projet ou planifié, sélectionnez Modifier un programme. Pour un programme actif, sélectionnez Afficher les détails.
Choisissez la Règle par défaut : approuver automatiquement, refuser automatiquement ou examiner manuellement les demandes. La règle par défaut est appliquée en l’absence de toute autre règle, et lorsque des demandes ne correspondent à aucune règle ou correspondent à plusieurs règles éventuellement conflictuelles. Dans le cas des nouveaux programmes, la règle par défaut définie à l’origine est « examiner manuellement les demandes ».
Indiquez les Organismes à but non lucratif, les Codes NTEE (États-Unis), les Codes CRA (Canada) et les Causes à approuver automatiquement, refuser automatiquement ou examiner manuellement. Les règles sont évaluées et appliquées dans l’ordre suivant : organismes à but non lucratif, codes, causes.
Sélectionnez Enregistrer les règles. Important : Enregistrez les nouvelles règles et les règles modifiées avant d’enregistrer ou de planifier le programme.
Sélectionnez Enregistrer ou Planifier pour enregistrer ou planifier le programme, selon vos besoins.
Note : Pour personnaliser les règles d’un nouveau programme ou d’une copie de programme, vous devez d’abord enregistrer ou planifier le programme. Modifiez ensuite le programme pour modifier et enregistrer les règles.
Note : Pour plus d’informations sur les codes NTEE, veuillez consulter les Codes d’activité IRS. Pour plus d’informations sur les codes CRA, veuillez consulter les Codes de terrain et de région des programmes.
Planifier un programme de dons jumelés
Vous pouvez planifier le lancement d’un nouveau programme de dons jumelés ou d’un projet de programme de dons jumelés à l’état de projet à la date de début spécifiée. Un programme de dons jumelé devient actif dès son lancement.
Lorsque la date de début d’un programme planifié est une date dans le futur, vous pouvez apporter des modifications au programme à tout moment jusqu’à son lancement. Un programme planifié dont la date de début est aujourd’hui ou une date passée est lancé immédiatement. Une fois qu’un programme de dons jumelés est actif, vous pouvez modifier les règles de dons jumelés à tout moment. Pour modifier d’autres paramètres d’un programme actif, contactez le service de soutien Philanthropy Cloud.
Pour planifier un programme de dons jumelés :
Sélectionnez Dons jumelés.
Pour planifier un nouveau programme de dons jumelés :
Sélectionnez Créer un programme pour créer un programme de dons jumelés.
Personnalisez les paramètres du programme.
Sélectionnez Planifier pour planifier le programme et le lancer à partir de la date de début. Le programme devient actif dès son lancement.
Pour planifier un programme à l’état de projet :
Recherchez le programme et accédez à son menu Actions.
Sélectionnez Modifier un programme.
Sélectionnez Planifier pour planifier le programme et le lancer à partir de la date de début. Le programme devient actif dès son lancement.
Note : Un programme planifié avec une date de début future peut être modifié à tout moment jusqu’à son lancement. Un programme planifié dont la date de début est aujourd’hui ou une date passée est lancé immédiatement. Une fois qu’un programme de dons jumelés est actif, vous pouvez modifier les règles de dons jumelés à tout moment. Pour modifier d’autres paramètres d’un programme actif, contactez le service de soutien Philanthropy Cloud.
Afficher les détails d’un programme de dons jumelés
La page Programmes de dons jumelés est votre centre de consultation, de création et de gestion de vos programmes de dons jumelés.
Dans cet emplacement, vous pouvez voir les détails d’un seul coup d’œil de tous vos programmes actifs, terminés, en projet et planifiés. Vous pouvez facilement voir si un programme actif accepte des dons et des demandes de de jumelage, et quand un programme planifié.
Pour afficher les détails d’un programme de dons jumelés :
Sélectionnez Dons jumelés.
Recherchez le programme et accédez à son menu Actions.
Pour un programme à l’état de projet ou planifié, sélectionnez Modifier un programme. Vous pouvez également apporter des modifications au programme jusqu’à son lancement.
Pour un programme actif ou terminé, sélectionnez Afficher les détails.
Pour afficher et gérer les demandes de dons jumelés et les détails d’un programme actif ou terminé, sélectionnez Télécharger le rapport.
Note : Vous pouvez modifier à tout moment les règles de dons jumelés pour tous les programmes de dons jumelés en projet, planifiés ou actifs. Pour modifier d’autres paramètres d’un programme actif, contactez le service de soutien Philanthropy Cloud.
Changer un programme de dons jumelés
Vous pouvez modifier à tout moment les paramètres et les règles des programmes dons jumelés en projet, planifiés ou actifs. Vous pouvez également copier un programme de dons jumelés puis personnaliser les paramètres et les règles du nouveau programme.
Dans le cas des programmes actifs, vous pouvez modifier les règles de dons jumelés à tout moment. Les règles modifiées sont réappliquées aux précédentes demandes de dons jumelés des programmes actifs. Pour modifier d’autres paramètres d’un programme actif, contactez le service de soutien Philanthropy Cloud.
Pour changer un programme de dons jumelés :
Sélectionnez Dons jumelés.
Recherchez le programme et accédez à son menu Actions.
Sélectionnez Modifier un programme.
Dans le cas d’un programme en projet ou planifié, modifiez les paramètres du programme comme requis. Pour modifier les paramètres d’un programme actif, contactez le service de soutien Philanthropy Cloud.
Pour personnaliser les règles de dons jumelés, modifiez les règles selon vos besoins. Sélectionnez ensuite Enregistrer les règles.
Sélectionnez Enregistrer.
Important : Enregistrez les nouvelles règles de dons jumelés et les règles modifiées avant d’enregistrer le programme.
Copier un programme de dons jumelés
Vous pouvez copier les paramètres et les règles d’un programme de dons jumelés existant vers un nouveau programme. Personnalisez ensuite les paramètres et les règles du nouveau programme.
Pour copier un programme de dons jumelés :
Sélectionnez Dons jumelés.
Recherchez le programme et accédez à son menu Actions.
Sélectionnez Copier un programme.
Saisissez le Nom du programme, la Date de début et la Date de fin du nouveau programme.
Sélectionnez Copier.
Personnalisez les paramètres du nouveau programme.
Pour personnaliser les règles de dons jumelés d’un programme copié, vous devez d’abord enregistrer ou planifier le programme. Modifiez ensuite le programme pour modifier et enregistrer les règles.
Pour enregistrer le programme en tant que brouillon, sélectionnez Enregistrer. Les projets de programmes peuvent être modifiés, supprimés et planifiés à tout moment.
Pour planifier le programme et le lancer à partir de la date de début, sélectionnez Planifier. Le programme devient actif dès son lancement.
Note : Un programme planifié avec une date de début future peut être modifié à tout moment jusqu’à son lancement. Un programme planifié dont la date de début est aujourd’hui ou une date passée est lancé immédiatement. Une fois qu’un programme de dons jumelés est actif, vous pouvez modifier les règles de dons jumelés à tout moment. Pour modifier d’autres paramètres d’un programme actif, contactez le service de soutien Philanthropy Cloud.
Supprimer un programme de dons jumelés
Vous pouvez supprimer un programme de dons jumelés à l’état de projet ou planifié. Pour supprimer un programme de dons jumelés actif, contactez le soutien Philanthropy Cloud.
Pour supprimer un programme de dons jumelés :
Sélectionnez Dons jumelés.
Recherchez le programme et accédez à son menu Actions.
Sélectionnez Supprimer un programme.
Gérer les demandes de dons jumelés
Visualisez et gérez les demandes de dons jumelés de vos programmes de dons jumelés actifs et terminés. Téléchargez des rapports par programme pour examiner les demandes de dons jumelés et leurs principaux détails, puis travaillez avec votre processeur pour exécuter vos dons jumelés. Les données de rapport sont créées toutes les 30 minutes.
Pour indiquer à votre processeur les dons auxquels vous répondez, vous pouvez ajouter les valeurs Montant de la collecte et Date de la collecte au fichier .CSV téléchargé. Les valeurs de la colonne Montant de la collecte sont prérenseignées conformément aux règles du programme de dons jumelés. Vous pouvez ensuite envoyer au processeur un fichier tronqué contenant les informations relatives au numéro de transaction du don, au montant de la collecte et à la date de la collecte, conformément à ses spécifications. Comme il s’agit des trois dernières colonnes du rapport, vous pouvez facilement supprimer d’autres colonnes du rapport, si nécessaire.
Vous pouvez personnaliser les règles de dons jumelés à tout moment pour les programmes de dons jumelés actifs. Les règles modifiées sont réappliquées aux précédentes demandes de dons jumelés des programmes actifs. Les règles des programmes terminés sont en lecture seule.
Veillez à assurer le suivi de toutes les approbations et modifications que vous faites après avoir exporté le rapport des demandes de dons jumelés. Veillez également à suivre les budgets de programme et les soldes des employés par rapport aux limites spécifiées pour le programme.
Les données exportées sont les suivantes :
ID de la demande de jumelage : ID unique de la demande de don jumelé.
Nom de l’organisation, Numéro d’organisation officiel, Nom de l’organisation sans ambiguïté, et Adresse de l’organisation informations sur l’organisme sans but lucratif destinataire. Pour les dons avec plusieurs bénéficiaires, les demandes de jumelage s’affichent dans le rapport par bénéficiaire.
ID du don :ID unique du don.
ID d’abonnement : pour les dons récurrents, l’identifiant unique de l’abonnement.
Mode de paiement : mode de paiement du don.
Date du don, Montant du don et Devise du don : montant du don dans la devise choisie par le donateur.
Date de la demande de jumelage : date de la demande de don jumelé.
Montant de jumelage demandé et Devise du montant du jumelage : montant de la demande de don jumelé dans la devise choisie par l’organisation.
Nom de l’employé, Numéro d’employé, Courriel professionnel de l’employé, et ID de personne de l’employé : informations de l’employé.
Statut d’approbation automatisé : statut d’approbation automatisé de la demande de don jumelé, selon les règles du programme. Les statuts possibles sont : « Approuvée », « Refusée », « Examen manuellement » et « En cours de traitement ». La colonne Montant de la collecte reçoit une valeur en fonction du statut.
Statut défini par : indique la valeur « Règles automatisées » lorsque les règles du programme déterminent l’état d’approbation automatisé de la demande de don jumelé.
Numéro de transaction du don : ID unique de la demande de don jumelé. Cette valeur est la même que celle de l’ID de la demande de jumelage. Elle figure dans ce champ pour faciliter la communication avec votre processeur.
Montant de la collecte : montant du don jumelé de l’organisation dans la devise choisie par l’organisation. Les valeurs de la colonne Montant de la collecte sont prérenseignées conformément aux règles du programme. Si le champ est vide lorsque vous exportez et téléchargez le rapport, définissez cette valeur avant d’envoyer les informations relatives au don jumelé à votre processeur.
Lorsqu’une requête est approuvée automatiquement, Montant de la collecte reçoit le montant demandé. Lorsqu’une requête est refusée automatiquement, Montant de la collecte est prérenseignée avec la valeur 0 $. Lorsqu’une demande nécessite un examen manuel, ou pendant le traitement de modifications de règles, Montant de la collecte reste vide. La colonne Statut d’approbation automatisé indique le résultat de la règle.
Date de la collecte : date à laquelle l’organisation va jumeler la demande. Ce champ est vide lorsque vous exportez et téléchargez le rapport. Définissez cette valeur avant d’envoyer les informations relatives au don jumelé à votre processeur.
Note : Les demandes de dons jumelés et les dons enregistrés ne sont pas reflétés dans les rapports de dons ou le tableau de bord d’impact.
Pour télécharger le rapport d’un programme de dons jumelés :
Sélectionnez Dons jumelés.
Recherchez le programme et accédez à son menu Actions.
Sélectionnez Télécharger le rapport.
Sélectionnez Exporter pour exporter le rapport. Si vous avez déjà exporté le rapport au cours des 30 dernières minutes, vous n’avez pas besoin de l’exporter à nouveau. Les données de rapport sont créées toutes les 30 minutes.
Important : Maintenez la fenêtre Exporter le rapport du jumelé ouvert jusqu’à la fin de l’exportation. Vous pouvez télécharger le rapport à partir de cette fenêtre lors de l’exportation.
Sélectionnez Télécharger pour télécharger le rapport exporté.