Gérer les dons
Consultez et gérez les dons des utilisateurs dans Gestion des dons. Les actions disponibles dépendent de la méthode de paiement utilisée pour le don, ainsi que de votre organisation ou de votre rôle.
Pour les dons par carte de crédit, les actions incluent :
- Modifier des dons récurrents
- Annuler des dons récurrents
- Rembourser des dons payés
- Renvoyer des reçus fiscaux
- Annuler et réémettre des reçus fiscaux
Pour les dons effectués à l’aide d’une méthode de paiement autre que par carte de crédit, les actions incluent :
- Modifier des dons par retenue salariale ou de paie de prime
- Annuler des promesses de dons
- Annuler des dons récurrents
- Renvoyer des confirmations de promesse de don
Les dons ne peuvent pas être suspendus, mais ils peuvent être modifiés, annulés ou remboursés, le cas échéant. Les donateurs peuvent ensuite faire d’autres dons si besoin.
Les processeurs ne peuvent pas changer les dons effectués par carte de crédit ni créer des désignations ou de nouveaux dons.
Les processeurs n’ont pas besoin d’autorisations d’accès des donateurs pour effectuer les actions dont ils disposent, car ils sont les organismes caritatifs officiels qui reçoivent les fonds des donateurs, et ils doivent et ont le droit de gérer les dons. Bien que les AO n’exigent pas de subvention de la part des donateurs, les ASC en exigent.
Note : Un don récurrent est terminé à compter de sa Date de fin de renouvellement. Cependant, son statut indiquera qu’il est terminé à partir du cycle de paiement suivant la date de fin de récurrence.
Rechercher des dons
Les administrateurs de l’organisation et les RCLT qui administrent une organisation peuvent consulter et rechercher des dons uniquement dans leur lieu de travail ou leur organisation. Les processeurs peuvent consulter et rechercher des dons dans tous les espaces de travail pour lesquels ils sont processeurs. Pour consulter les dons d’un lieu de travail spécifique, filtrez par ce lieu de travail.
Les dons sont affichés dans un tableau triable et paginé où vous pouvez visualiser les informations de base de chaque don. Développez les entrées du tableau pour afficher les détails et les désignations des dons, ainsi que les détails de l’historique de dons et les actions disponibles.
Vous pouvez trier les dons par Date de création ou Date de la dernière activité. Vous pouvez également filtrer les dons par Date et rechercher des dons selon l’un des critères suivants, le cas échéant, en fonction de votre organisation ou de votre rôle :
Courriel : courriel professionnel
Nom de la personne : prénom et/ou nom
Nom de l’organisation : organisation, processeur ou partenaire de gestion du lieu de travail
Identifiant : identifiant d’engagement, de don, de souscription, d’organisation, de personne ou d’utilisateur
Montant : nombre entier uniquement. Précisez le symbole de devise avec le nombre entier. N’ajoutez ni point ni virgule. Par exemple, 100 $.
Modifier des dons
Les montants des dons peuvent être modifiés en fonction du type de don et de son mode de paiement, ainsi que par organisation ou par rôle. Les modifications s’appliquent au prochain don programmé, et une confirmation est envoyée au donateur. Les détails des dons indiquent quand le dernier changement de don a été effectué, et par qui. Des restrictions de date et de dons jumelés peuvent s’appliquer.
Les dons récurrents par carte de crédit peuvent être modifiés par les donateurs et les ASC. Les administrateurs d’organisation (AO) et les processeurs ne peuvent pas modifier les dons récurrents par carte de crédit.
Les donateurs, les ASC, les administrateurs d’organisation (AO), les Partenaires de gestion de compte sur le lieu de travail (PGCLT) et les processeurs peuvent modifier les dons récurrents d’inscription à la paie et avant les dates limites de la paie en prime. Les administrateurs d’organisation peuvent également modifier les montants des dons en dehors de ces dates précises. Cependant, la modification d’un don par retenue salariale en dehors d’une période d’inscription ou après une date limite peut empiéter sur un don ou un versement en cours, et le tout doit être par conséquent coordonné avec leur administrateur de la paie.
Les restrictions suivantes s’appliquent aussi :
Les bénéficiaires des dons ne peuvent pas être modifiés.
Les dons pour lesquels il existe des demandes de dons jumelés ne peuvent pas être modifiés.
Les dons récurrents annulés ne peuvent pas être modifiés.
Les dons ne peuvent être suspendus.
Note : Les donateurs peuvent modifier leurs dons dans la section Mes dons de leur profil.
Pour modifier un don :
Sélectionnez Gestion des dons.
Recherchez le don et sélectionnez-le.
Dans la section Bénéficiaires, sélectionnez Modifier le don.
Saisissez le montant du don.
Sélectionnez Modifier le don. Une confirmation est envoyée au donateur. Les modifications s’appliquent au prochain don programmé.
Annuler des dons
Note : Pour les Processeurs uniquement.
Les processeurs peuvent annuler des promesses de don faites à l’aide d’une méthode de paiement autre que la carte de crédit. Cela inclut les dons faits par retenue salariale, paie de prime, en actions, en espèces et par chèque.
Les dons en espèces, par chèque et en actions ne peuvent pas être modifiés ou suspendus. Ils doivent être annulés, puis recréés par l’utilisateur au besoin. Les montants des dons par retenue salariale et paie de prime peuvent être modifiés, mais les restrictions relatives à l’organisation, au rôle, à la date et aux dons jumelés s’appliquent.
Pour annuler une promesse de don :
Sélectionnez Gestion des dons.
Recherchez le don et sélectionnez-le.
Dans la section Historique des dons, sélectionnez Annuler un don dans menu Actions.
Annuler des dons récurrents
Vous pouvez annuler les dons récurrents par carte de crédit et retenue salariale.
Les dons récurrents ne peuvent être suspendus. Ils peuvent être annulés, puis recréés par l’utilisateur au besoin. Les montants des dons par retenue salariale et paie prime peuvent être modifiés, mais les restrictions relatives à l’organisation, au rôle, à la date et aux dons jumelés s’appliquent.
Pour annuler un don récurrent :
Sélectionnez Gestion des dons.
Recherchez le don et sélectionnez-le.
Dans la section Détails, sélectionnez Annuler la récurrence.
Rembourser des dons
Note : Pour les Processeurs uniquement.
Les processeurs peuvent rembourser des dons effectués par carte de crédit.
Les dons payés ne peuvent être modifiés. Ils doivent être remboursés puis recréés par l’utilisateur au besoin.
Pour rembourser un don payé :
Sélectionnez Gestion des dons.
Recherchez le don et sélectionnez-le.
Dans la section Historique des dons, sélectionnez Rembourser un don dans le menu Actions.
Renvoyer des confirmations
Vous pouvez renvoyer des courriels de confirmation de promesse de don aux utilisateurs pour des promesses faites à l’aide d’une méthode de paiement autre que la carte de crédit. Cela s’applique aux dons faits par retenue salariale, paie de prime, don d’actions, espèces et chèque.
Pour renvoyer un courriel de confirmation de promesse :
Sélectionnez Gestion des dons.
Recherchez le don et sélectionnez-le.
Dans la section Historique des dons, sélectionnez Renvoyer des confirmations dans le menu Actions.
Un courriel de confirmation de promesse est envoyé au courriel professionnel de l’utilisateur.
Renvoyer des reçus
Vous pouvez renvoyer des reçus fiscaux aux utilisateurs pour des dons faits par carte de crédit.
Note : L’utilisateur peut, à tout moment, télécharger les reçus fiscaux de ses dons par carte de crédit dans la section Mes dons de son Profil.
Pour renvoyer un reçu fiscal :
Sélectionnez Gestion des dons.
Recherchez le don et sélectionnez-le.
Dans la section Historique des dons, sélectionnez Renvoyer des reçus dans le menu Actions.
Un courriel de confirmation contenant le reçu fiscal en PDF en pièce jointe est envoyé à l’adresse courriel professionnelle de l’utilisateur. Si l’utilisateur ne reçoit pas de courriel quelques minutes après l’envoi du reçu, il doit vérifier son dossier de pourriels.
Note : Le reçu fiscal affiche l’adresse personnelle de l’utilisateur lorsqu’elle est disponible. Sinon, son adresse professionnelle s’affiche. L’adresse personnelle d’un utilisateur est celle qu’il a fournie lorsqu’il a ajouté une nouvelle carte.
Annuler et réémettre des reçus
Note : Pour les Processeurs uniquement.
Les processeurs peuvent annuler et émettre à nouveau des reçus fiscaux pour les dons payés par carte de crédit.
Important : Il est impératif d’annuler et de réémettre les reçus fiscaux pour les donateurs canadiens lorsque des reçus doivent être corrigés, modifiés ou mis à jours. Cela ne s’applique pas aux dons américains.
Pour annuler et réémettre un reçu fiscal :
Sélectionnez Gestion des dons.
Recherchez le don et sélectionnez-le.
Dans la section Historique des dons, sélectionnez Annuler et réémettre des reçus dans le menu Actions.
Un courriel de confirmation contenant le reçu fiscal en PDF en pièce jointe est envoyé à l’adresse courriel professionnelle de l’utilisateur. Si l’utilisateur ne reçoit pas de courriel quelques minutes après l’envoi du reçu, il doit vérifier son dossier de pourriels.
Note : Le reçu fiscal affiche l’adresse personnelle de l’utilisateur lorsqu’elle est disponible. Sinon, son adresse professionnelle s’affiche. L’adresse personnelle d’un utilisateur est celle qu’il a fournie lorsqu’il a ajouté une nouvelle carte.
Saisir des promesses de don par lot
Vous pouvez saisir manuellement jusqu’à 20 promesses de don par lot.
La saisie de promesse de don par lot n’est pas autorisée pour les dons par carte de crédit. Lorsque les donateurs font un don à des campagnes appartenant à un processeur qui n’est pas le processeur de leur lieu de travail, les méthodes de paiement sont limitées aux cartes de crédit.
Pour traiter avec succès les promesses de don par retenue sur salaire, la valeur de Périodes de dons récurrents annuelles doit être supérieure à 0 dans l’enregistrement utilisateur. Retenue salariale est activée par défaut lors de la création des utilisateurs, mais le don par retenue salariale doit également être activé et configuré pour le lieu de travail. Vous pouvez gérer les utilisateurs individuellement ou utiliser un fichier CSV dans Gestion des utilisateurs. Pour en savoir plus, consultez le Dictionnaire de données. Vous pouvez activer vos modes de paiement et la configuration des dons par retenue salariale dans Paramètres.
Important : Vous ne pouvez pas afficher ou modifier un lot après l’avoir enregistré. Vérifiez les promesses de don et effectuez des ajustements avant d’enregistrer et d’envoyer le lot.
Pour ajouter une promesse de don à un lot :
- Sélectionnez Entrée de promesse de don par lot.
- Pour chaque promesse de don, saisissez les informations suivantes. Tous les champs doivent être remplis.
Sélectionnez une Campagne.
Sélectionnez l’Employé qui a fait la promesse de don.
Sélectionnez une Méthode de paiement. La saisie de promesse de don par lot n’est pas autorisée pour les dons par carte de crédit.
- Espèces – Saisissez le montant du don.
- Chèque – Saisissez le montant du don.
- Retenue salariale – Saisissez la fréquence et le montant du don.
- Don d’actions – Saisissez la valeur totale estimée, le nombre de parts, le symbole, la firme de courtage, le nom du courtier, le courriel du courtier et le numéro de téléphone du courtier.
Vous pouvez Ajouter des destinataires en sélectionnant jusqu’à trois organismes sans but lucratif et trois fonds d’impact, ainsi qu’en saisissant les montants des promesses de dons. Le montant total du destinataire doit être égal au montant du don. Les dons récurrents par retenue salariale doivent avoir une désignation d’au moins 1 $. Les autres destinataires doivent être de 5 $ ou plus.
Sélectionnez Ajouter une promesse de don pour ajouter la promesse de don au lot. Vous pouvez inclure jusqu’à 20 promesses de don par lot.
Vérifiez les promesses de dons et effectuez des ajustements. Vous ne pouvez pas afficher ou modifier un lot après l’avoir enregistré.
Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer et soumettez le lot de promesses de dons.